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活動在我們的日常生活中非常普遍。在重大節(jié)日或紀(jì)念日，社會或公司會舉辦大型活動，特別熱鬧。一些活動統(tǒng)籌都是需要很多部門協(xié)調(diào)合作的，下面小編就來和大家簡單說說合肥活動策劃的統(tǒng)籌安排。

1.認(rèn)真統(tǒng)籌安排活動

所有的活動，無論大小，都有自己的過程和節(jié)奏。如果這些安排得好，這樣的活動可以被認(rèn)為是成功的。所有的細(xì)節(jié)都需要提前組織和準(zhǔn)備。精心統(tǒng)籌安排活動是活動成功的前提，因為它能使人分清輕重緩急，把活動的結(jié)束時間和每項工作的時間要求安排得恰到好處。

2.確保信息一致，文件版本統(tǒng)一

隨著活動的逐步開展，必要的變化不可避免，活動的要素可能會增加、減少或更新，時間要求可能會發(fā)生意想不到的變化。隨著新情況的出現(xiàn)，供應(yīng)商的要求和活動場館的要求發(fā)生變化，你應(yīng)該不斷更新你的活動總體安排。需要注意的是，每次更改活動的整體安排時，都要標(biāo)注更改的序號和日期，就像更改成本清單一樣，這樣可以清楚地知道自己是否使用了相同版本的活動整體安排依據(jù)。

3.組織好，注意細(xì)節(jié)

有序的組織和對細(xì)節(jié)的密切關(guān)注是組織活動成功的兩個重要的因素。持續(xù)檢查是必要的，以確?；顒影从媱澯行蜻M(jìn)行。所有參與者——、公司客戶、活動策劃人和供應(yīng)商——必須嚴(yán)格遵守合同中規(guī)定的指導(dǎo)方針。批準(zhǔn)一個項目需要兩個月，這可能導(dǎo)致主動項目管理的失敗。如果活動安排得太匆忙，工作可能在后一刻仍未完成。比如你可能會花幾個小時設(shè)計一個創(chuàng)新的邀請函，但如果邀請函不能及時送達(dá)打印郵寄，自然會對參會人員的出勤率造成災(zāi)難性的影響。因此，在做出開展活動的決定后，首先要做的一個步驟就是制定活動計劃，這將作為活動整體安排的依據(jù)。

4.按計劃行事

在對活動進(jìn)行整體安排時，我們應(yīng)該拿出一份日歷，并在活動日期之前開始計劃，明確何時完成和完成什么。有許多近乎失敗的活動的例子。在一次活動中，活動時間表和標(biāo)志在后一刻仍在更改，沒有及時送到活動現(xiàn)場;在另一項活動中，活動時間表已經(jīng)發(fā)送下來，宣傳插頁剛剛送達(dá);在另一次活動中，當(dāng)印有活動標(biāo)志的t恤被帶到現(xiàn)場時，其實是剛從服裝廠生產(chǎn)線上滾下來的——包裝盒，還散發(fā)著印花留下的蒸汽。這些細(xì)節(jié)都會讓活動嘉賓覺得活動的組織沒有章法。這一切只說明了一點：計劃不周，協(xié)調(diào)不力。
合肥活動策劃的統(tǒng)籌安排

5.設(shè)定嚴(yán)格的截止日期

在活動元素中一定要設(shè)置嚴(yán)格的截止日期，否則，你會突然領(lǐng)略到多米諾骨牌效應(yīng)的威力。本來一件小事，就會產(chǎn)生難以想象的重大影響。在一次募捐活動中，組織者在后一刻決定改變座位安排順序，導(dǎo)致檢查時間不足。結(jié)果出現(xiàn)了很多漏洞和尷尬的場面：為兩位贊助商安排了同一張桌子，結(jié)果不得不為他們安排另一張桌子，而重要的嘉賓卻要站著等待。由于沒有準(zhǔn)備額外的桌布和裝飾品，這張桌子不可避免地與其他桌子不同。如果你在后一刻改變座位安排，你將沒有足夠的時間來檢查你對座位安排的調(diào)整。

6.提前做好所有的基礎(chǔ)工作

一切都應(yīng)該在與客戶、供應(yīng)商和一線計劃人員的初步會議之前安排好。根據(jù)計劃，預(yù)備會議應(yīng)安排在設(shè)備搬進(jìn)和安裝之前，以便所有參與者有時間對相關(guān)細(xì)節(jié)進(jìn)行檢查，并找出一些本可以預(yù)見但由于后勤疏忽而導(dǎo)致的錯誤。你希望每個人都有一個良好的精神面貌，處于狀態(tài)，充分發(fā)揮水平，成功協(xié)調(diào)和執(zhí)行活動的每一個環(huán)節(jié)。你不希望他們在后一刻到處跑，去做本該做好的基礎(chǔ)工作。

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